 |
| Dr. Herman Zsuzsanna LL.M., MBA a Debreceni Egyetem Compliance Önálló Osztályának igazgatója |
A Debreceni Egyetemen a compliance jóval többet jelent a jogszabályok és a belső előírások betartásánál. Olyan intézményi szemlélet, amely támogatja a jogszerű, etikus és átlátható működést, segíti a megalapozott vezetői döntéshozatalt, és erősíti az Egyetem iránti bizalmat.
A compliance valamennyiünk közös felelőssége. Akkor válik valóban működő rendszerré, ha beépül a mindennapi döntésekbe, a vezetői gyakorlatba és az egyetemi közösség szervezeti kultúrájába.
A compliance-ről sokáig elsősorban mint jogi és ellenőrzési feladatról gondolkodtunk. A gyorsan változó szabályozási környezet, a digitalizáció, a mesterséges intelligencia térnyerése és a növekvő társadalmi elvárások azonban átformálták ezt a megközelítést. Ma már nem csupán az a kérdés, hogy egy szervezet rendelkezik-e megfelelő szabályzatokkal, hanem az is, hogy képes-e időben felismerni a működését érintő kockázatokat, felelős döntéseket hozni, és a változásokhoz értékeinek megőrzése mellett alkalmazkodni.
A korszerű compliance ezért nem egyszerűen kontrollfunkció, hanem szervezeti képesség. Olyan működési szemlélet, amely elősegíti a jogszerű, etikus, átlátható és integritásalapú működést, támogatja a vezetői döntéshozatalt, és hozzájárul a szervezet iránti bizalom fenntartásához.
A szabálykövetés szükséges, de nem elegendő
Egy szabályzat önmagában még nem alakít ki megfelelő szervezeti működést. Ehhez az érintetteknek érteniük kell az előírások célját, fel kell ismerniük saját felelősségüket, a megfelelési szempontoknak pedig a mindennapi döntésekben is meg kell jelenniük. A compliance akkor válik működő rendszerré, ha nem elkülönült adminisztratív feladatként, hanem a szervezeti irányítás részeként van jelen.
A formális megfelelés és a tényleges működés között jelentős különbség lehet. Egy szervezet rendelkezhet valamennyi szükséges szabályzattal, miközben a döntési folyamatok nem kellően átláthatók, az összeférhetetlenségi helyzetek kezeletlenek maradnak, vagy a munkatársak nem tudják, hová fordulhatnak egy észlelt probléma esetén. A compliance e különbség felismerését és csökkentését segíti.
A felelősség nem ruházható át
A megfelelőség biztosítása elsősorban vezetői felelősség. A compliance funkció ezt nem veheti át, és nem válhat a teljes szervezet operatív megfelelőségének kizárólagos felelősévé. Független második védelmi vonalként támogatja és koordinálja a kockázatok azonosítását, monitorozza a követelmények érvényesülését, objektív véleményt fogalmaz meg, és szükség esetén intézkedésekre tesz javaslatot.
Ehhez megfelelő információhoz való hozzáférésre és következetes vezetői támogatásra van szükség. A függetlenség nem elszigeteltséget jelent: a compliance együttműködik a szakmai, jogi, gazdasági, ellenőrzési és informatikai területekkel, miközben megőrzi a befolyástól mentes véleményalkotás lehetőségét.
A kockázatokat ott kell felismerni, ahol a döntések születnek
A hatékony compliance megelőző és kockázatalapú. Nem minden folyamat igényel azonos mélységű kontrollt, a figyelmet és az erőforrásokat oda kell összpontosítani, ahol a jogi, pénzügyi, etikai vagy reputációs következmények súlyosabbak lehetnek. A megfelelési szempontokat ezért már a döntések, szerződések, fejlesztések és új működési megoldások előkészítésekor érvényesíteni kell.
Ez nem lassítja, hanem biztonságosabbá teszi a döntéshozatalt. A kockázatok korai felismerése lehetőséget ad arra, hogy a szervezet még a probléma kialakulása előtt arányos és működőképes megoldást válasszon.
A bizalom működési feltétel
A compliance rendszer működésének fontos jelzője, hogy a szervezet miként fogadja a kérdéseket, a kételyeket és a problémákra vonatkozó jelzéseket. Egy megfelelő visszaélés-bejelentési rendszer nem pusztán technikai csatorna, hanem olyan intézményi keret, amely lehetővé teszi, hogy a munkatársak és más érintettek biztonságosan, bizalmasan és megtorlástól való félelem nélkül tehessenek bejelentést.
Önmagában sem a bejelentések magas, sem azok alacsony száma nem minősíti a szervezeti kultúrát. A valódi kérdés az, hogy az érintettek ismerik-e a lehetőségeiket, bíznak-e az eljárás tisztességességében, a szervezet pedig képes-e a jelzéseket pártatlanul kivizsgálni, a szükséges intézkedéseket megtenni és a tapasztalatokból tanulni. A problémák feltárása nem a szervezet gyengesége, hanem a korrekció és a fejlődés lehetősége.
Compliance az egyetemi ökoszisztémában
Egy egyetem megfelelési környezete különösen összetett. Az oktatás, a kutatás, a betegellátás, az innováció és a technológiatranszfer, az agrárium, a gazdasági együttműködések, valamint az intézményi vagyon és infrastruktúra működtetése eltérő szabályozási és etikai követelményeket kapcsol össze. A kutatási integritás, a betegbiztonság, az adatvédelem, a közbeszerzések, a szellemi tulajdon kezelése vagy az összeférhetetlenség kérdései más-más területen jelennek meg, mégis közös intézményi kockázatokat hordozhatnak.
Ebben az ökoszisztémában a compliance összekötő és támogató szerepet tölt be: segíti a kockázatok rendszerszintű értelmezését, előmozdítja a következetes működést, és olyan közös szemlélet kialakításához járul hozzá, amely a szakmai autonómiát a felelősséggel kapcsolja össze.
A megfelelés jövője
A jövő compliance rendszereinek egyszerre kell függetlennek és együttműködőnek, következetesnek és arányosnak, technológiailag felkészültnek és emberközpontúnak lenniük. A digitális és adatalapú megoldások támogathatják a kockázatok felismerését, de nem helyettesíthetik a szakmai mérlegelést, az etikai érzékenységet és a vezetői felelősséget.
Compliance igazgatóként meggyőződésem, hogy a megfelelés valódi értéke abban mutatkozik meg, hogy a szervezet képes-e a szabályokat működési gyakorlattá, a tapasztalatokat tanulássá, a kockázatokat pedig megalapozott döntésekké alakítani.
A megfelelés jövője – a szabálykövetéstől a szervezeti képességig
A compliance szerepe a bizalom, a gazdasági biztonság és a szervezeti reziliencia erősítésében